Devant des armoires qui débordent et des espaces informatiques qui saturent, qui ne s’est pas déjà entendu dire : « Dès que c’est un peu plus calme on fait le tri ! ». Malheureusement, le plus souvent, l’année suivante, force est de constaté que rien n’a été fait et que, pire, le volume a encore augmenté. À cela trois raisons principales !
Pour trier il faut savoir quelles règles appliquer : rares sont les entités dotées de référentiels indiquant les délais de conservation de leurs documents papier ou électroniques. Par défaut la prudence est de mise et, en dehors de quelques exceptions, chacun conserve ses documents « au cas où ».
Pour trier il faut du temps : peu de salariés disposent de temps réservé au tri, au classement et à l’archivage. De plus, se libérer une heure de temps en temps est très peu efficace.
Il est difficile d’être efficace tout seul. Tri, classement et archivage, qu’ils soient papier ou électroniques, n’ont jamais motivé beaucoup de monde ! Une seule solution : une mobilisation collective.
Mettre en place une opération de tri/classement / archivage constitue donc un vrai projet avec une méthodologie et une organisation adaptée : le « Cleaning day ».
Organiser son Cleaning Day
Le cleaning day se déroule en trois temps :
Préparation
Identifier les documents de l’entité (ex : un service ou une direction) et leur délai de conservation. Il s’agit de rassurer les utilisateurs sur ce qui peut/doit être détruit et disposer d’un référentiel réutilisable chaque année.
Communiquer pour expliquer la démarche et le déroulement du cleaning day.
Définir une date commune pour toute une entité (1 jour minimum) : temps réservé, pas de téléphone, pas de réunion, etc.
Organisation logistique : sacs poubelles, benne extérieure, boites archives, personnel de manutention, etc.
Déroulement
En fonction du contenu du cleaning day (papier et électronique ? Avec ou sans reclassement électronique?), celui-ci peut durer un ou deux jours (pas nécessairement consécutifs).
Après un rapide briefing méthodologique effectué par le chef de projet, les opérations de tri démarrent, individuellement ou (de préférence) collectivement. Une fois les premiers documents détruits les réticences du début cèdent au fur et à mesure et très vite, chacun se prend au jeu. Toutefois, nous n'avons pas tous la même sensibilité par rapport à la destruction, ce qui rend essentiel le rôle d'accompagnement du chef de projet pour aider les plus réticents.
Au final, les clés de cette journée sont : l’organisation, l’implication de tous (dont le responsable d’entité !), l’accompagnement sur le terrain.
A noter que certains font du cleanig day, une journée « festive » avec un petit-déjeuner d’accueil et un déjeuner collectif.
Communiquer les résultats
Suite au cleaning day, il est important que le chef de projet puisse revenir vers l’entité pour communiquer les résultats (ex : volume détruit et archivé, ce qui reste à faire, etc.). L’objectif est de valoriser le travail effectué et se servir de cette expérience pour communiquer vers d’autres entités.
Le « cleaning day » demande donc une préparation et une organisation mais son côté « collectif », voire ludique, offre une garantie de résultat bien meilleure que les initiatives individuelles. Renouvelé annuellement, il contribue à maîtriser l’inflation documentaire tout en créant un événement collectif convivial.
Enfin, au-delà d'une opération annuelle, le cleaning day est aussi un premier pas dans la transition numérique en permettant une mise à plat et une rationalisation de la production documentaire en ne conservant que l'essentiel. Ce chantier peut donc être le début d'un autre : structurer et dématérialiser la gestion documentaire.
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