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Le groupe Serda / Conseil / Gouvernance & Records Management

Gouvernance & Records Management

Gouvernance de l’information – un outillage de plus en plus opérationnel

Serda /Archimag édite la partie 2 de son 6ème rapport sur la Gouvernance de l’information, nécessaire à l’outillage documentaire et technologique mis en œuvre par les organisations publiques et privées. Si la progression est réelle côté technologique, elle reste inégale selon les fonctions couvertes, et en retard sur tout ce qui concerne l’outillage documentaire.


La NF Z42-026 est enfin publiée

La Commission de normalisation CN171 vient de publier la nouvelle norme NF Z 42-026 qui couvre la définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations.Cette norme était particulièrement attendue, car elle fait suite au nouvel article du Code civil 1379 (copie fiable ayant la même force probante que l'original) et au décret N° 2016-1673  du 5 décembre relatif à la fiabilité des copies et pris pour application de ce même article du Code civil.

Qu'apporte-t-elle ?


Gouvernance de l’information : le fragile équilibre dans sa mise en oeuvre

Serda /Archimag édite son 6ème rapport sur la Gouvernance de l’information, et confirme les implantations de plus en plus marquées de politique de gouvernance de l’information dans les organisations en France, tant dans le secteur privé, dans le secteur public que dans les associations. 


Paper Less ou la réalisation du 0 papier

« 0 papier », expression à la mode pendant 20 ans, elle faisait sourire tous ceux qui entendant ce concept n’y voyaient qu’une douce utopie pour un monde sans dossiers papier… La digitalisation des métiers et la transformation des espaces de travail l’ont remis au goût du jour.


Données de santé et conditions de reconnaissance de la force probante

Le 12 janvier 2017 a été publiée l’ordonnance n°2017-29 concernant les données de santé à caractère personnel qui expose les conditions de reconnaissance de la force probante.


Que nous apportent les nouveautés de la version 5.1 d’Alfresco One 5.1 et la version 2.4 du module RM ?

Lors de l’Alfresco Day du 30 mars dernier, nous avons assisté à la présentation des nouveautés de la version 5.1 :

Leur principale ligne de conduite pour cette nouvelle version : favoriser l’adoption par les utilisateurs !

Parmi les nouvelles fonctionnalités, on peut citer :


Le législateur donne un réel coup de pouce à la digitalisation et à l'archivage électronique

Le législateur est de plus en plus aidant pour faciliter l'exploitation de systèmes de digitalisation et d'archivage électronique. La jurisprudence relative à la dématérialisation et à l’archivage électronique se multiplie d'année en année.


Le 5ème rapport annuel sur la Gouvernance de l'Information numérique dans les organisations est paru

Depuis mars 2011, Serda publie chaque année les résultats de son enquête menée auprès d’organisations de tous horizons, ce qui permet d’avoir une mise en perspective des évolutions et d’identifier les tendances nouvelles. L’enquête comprend un questionnaire de 27 questions auxquelles ont répondu plus de 250 organisations publiques comme privées. Le rapport a été réalisée à l’aide de tris plats et de tris croisés afin d’obtenir des résultats selon les différentes organisations (taille d’organisation, secteurs d’activité…).

 

Une nécessité presque évidente


Le "cleaning day" ou le premier pas vers la transition numérique

Devant des armoires qui débordent et des espaces informatiques qui saturent, qui ne s’est pas déjà entendu dire : « Dès que c’est un peu plus calme on fait le tri ! »

Malheureusement, le plus souvent, l’année suivante, force est de constaté que rien n’a été fait et que, pire, le volume a encore augmenté.

"Dès que c'est un peu plus calme, on fait le tri!"

A cela, trois raisons principales :


Alfresco Community et le Records Management en version 2.3.c : premiers constats

1 - Le module RM, pourquoi faire ?

Le Module RM ne fait pas partie intégrante d'Alfresco par défaut. Le RM est fournie sous forme d'une application complémentaire qu'il faudra déployer soit même. A noter que le déploiement du RM permet la création d'un site unique de « Gestion des archives » qui gère l'ensemble des sites de la plateforme alfresco share, ce qui est logique d’un point de vue records management et ISO 30301.