On attendait que la certification d’une chaîne de numérisation en mode copie fiable en conformité avec la norme NF Z 42-026 soit possible. L’Afnor a décidé la création de la marque NF 544 dont le référentiel de certification a été diffusé et mis en application le 22 novembre 2018. Une mise à jour mineure à eu lieu en mars 2023.
Désormais la chaîne en mode copie fiable, qui a vocation d’être conforme aux recommandations du décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l'application de l'article 1379 du code civil, peut être certifiée par Afnor certification.
Cette capacité vient renforcer la réponse qualitative est prestataires en numérisation auxquels sont confiés des flux et stocks à numériser dans l’objectif de la suppression des supports papier. Elle vient également renforcer des offres de services mises en place en interne des organisations, qu'elles soient publiques ou privées : pour exemple un service d'archives ou un service de courrier ou bien encore un service de reprographie qui ajoutent ce nouveau service à leur catalogue.
Le champs de la certification couvre les différents cas d’usage, à savoir la reprise de stock ou la numérisation de flux continus, à la fois en mode centralisé (mono-site) et en mode décentralisé (multi-site). Est également couverte les activités de copie fiables sous-traitées (pour exemple un service archives qui assure une partie courante de numérisation de stock et qui, pour un volume important et exceptionnel sous-traite la numérisation). Dans le cas ou pour cette partie sous-traitée, le sous-traitant est déjà certifié NF544, il n’est pas besoin de demander une extension du champs de la certification.
Comme pour toute certification, la certification s’applique à un management de système et non à un simple dispositif technique. En d’autre termes, c’est la capacité à gouverner et faire évoluer le fonctionnement d’excellence de la chaîne numérisation en mode copie fiable à savoir le pilotage de la mise en œuvre, de l’amélioration, de l’anticipation et du contrôle.
C’est pourquoi la clef pour les expert d’Afnor certification est bien la documentation produite et maintenue. C’est souvent là que le bât blesse ! Et la convention de numérisation en est le pivot, pivot qui est particulièrement bien précisé dans le cadre de la norme NF Z 42-026. Comme usuellement pour les certifications de systèmes, un dispositif d’audit interne ou/et externe est à mettre en œuvre selon la périodicité annuelle, l’audit de certification ayant lieu tous les 3 ans.
Note d’attention :
1/ La chaîne de numérisation en mode copie fiable doit traiter tous les sujets de management/mesure de performance et gouvernance, d’organisation, de bâtiments/locaux, de sécurité, technique (architecture infra et applicative), de compétences (formation et qualification des personnels) et de dispositif d’audit / certification
2/ La chaîne de numérisation en mode copie fiable est complète dès lors qu’un système d’archivage conforme NF Z 42-013 intègre les versements des flux issus de la chaîne de numérisation en mode copie fiable.
3/ La mise en place d’une telle certification permet la suppression du support papier dès lors que l’analyse de risque a été produite et que dans le cas d’une mission de service public, l’autorisation d’élimination a été formalisée par l’autorité archivistique correspondante (pour exemple Archives départementales)
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