À compter d’août 2020, la transmission des actes soumis au contrôle de légalité ne pourra plus être transmis autrement que sous forme numérique.
Certaines règles seront obligatoirement à respecter, notamment l’application de nomenclatures spécifiques pour les fichiers, et ce quel que soit les périmètres concernés, d’autant plus que le dépôt papier ne sera plus possible. Les collectivités concernées, communales, départementales ou régionales et les établissements publics, devront organiser leur dépôt selon les natures d’actes.
A ce propos, nous rappelons donc qu’il existe 5 grandes familles documentaires concernées :
les "délibérations", à savoir tout ce qui est décision, enquête (comme les enquêtes publiques), rapport de présentation, délibération, mais aussi plan de financement, document d’orientation et d’objectif, ….bref il existe plus d’une douzaine de types de documents entrant sous cette catégorie ; exemple : "99_DE pour délibération" ;
les "actes réglementaires", soit une dizaine de natures de documents concernés par cette rubrique ;
les "actes individuels", soit une trentaine de documents dont la majorité concerne les carrières des agents et fonctionnaires, comme : attestation, avis, agrément ou certificat, avenant au contrat, convention, décision… et même fichier de signature électronique ; exemple "22_AG" pour agrément ou certificat ;
les "contrats, conventions et avenants", ce sont plus de 40 types de documents qui sont concernés. On y trouve tout ce qui concerne les marchés (cahier des charges, bordereau de prix, mémoire technique...) mais aussi les documents contractuels, les procès verbaux des commissions d’appel d’offre ou de jury, les rapports les concernant, les règlements de concours, jusqu’aux renseignements et attestations fournis par les attributaires ;
les "documents budgétaires et financiers", dans lesquels on trouve tout ce qui concerne les comptes de gestion, les documents budgétaires dans leur ensemble, les rapports annexés au débat d’orientation budgétaire.
Bref, cela implique que chaque collectivité concernée établisse la cartographie précise de ce qui la concerne, et vérifie avec précision la mise en application des règles de la nomenclature acceptée sous actes pour que les fichiers correspondant soient bien reçus et non rejetés.
L’un des objectifs recherché par la mise en application d’une telle nomenclature codifiée, est bien de permettre aux agents des préfectures et sous-préfectures chargés du contrôle de légalité de disposer d’une dénomination précise et explicite des pièces déposées, ce qui facilite les échanges, les travaux de contrôle, et diminue de fait les risques au niveau du traitement.