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Etats des lieux du programme VITAM – Septembre 2018

VITAM qu’est-ce que c’est ? 
 
VITAM (pour Valeurs Immatérielles Transmises aux Archives pour Mémoire) est un programme interministériel visant à la réalisation et la maintenance mutualisées d’une solution logicielle libre de type back-office d'archivage numérique.
 
Ce programme, lancé en mars 2015, sous le pilotage de la DINSIC (Direction Interministérielle du Numérique et du Système d’Information et de Communication)  et du CIAF (Comité interministériel aux Archives de France), est porté par le ministère des Armées, le ministère des Affaires Etrangères et le ministère de la Culture.
Face à des problématiques communes (accroissement des volumétries d’archives numériques) et des obligations règlementaires de conservation, les trois ministères ont lancé le programme VITAM afin de concevoir et réaliser une solution d’archivage permettant le traitement, la conservation et l’accès aux archives. La solution logicielle est ensuite intégrée dans les systèmes d’information des ministères porteurs et nécessite la réalisation d’interfaçage des applications productrices d’archives et la plateforme d’archivage dédiée. 
La mise en œuvre est effectuée dans le cadre de projet propre à chacun des trois ministères : SAPHIR pour le Ministère des Affaires Etrangères, ADAMANT pour le ministère de la Culture et ARCHIPEL pour le ministère des Armées.
 
Les dates clés du programme VITAM
2015 : Lancement du programme VITAM et marchés de réalisation de la solution logicielle
2016 : Attribution des marchés et livraison de la version bêta
2017 : Tests d’intégration dans les 3 ministères
Début 2018 : livraison de la 1ère et 2nde versions de production
Fin 2018 : livraison de la version 2 et mise en production de ADMANT (Archives Nationales) et SAPHIR (Ministère des Affaires Etrangères)
2019 : Livraison de la version 3 et mis en œuvre par les 3 ministères porteurs
2020 : Finalisation des plates-formes d’archivage ; maintenance et amélioration continue. 
 
L’actualité du programme VITAM s’annonce chargée puisqu’une livraison de la seconde version de VITAM, la mise en production des plateformes ADAMANT pour Ministère de la Culture (Archives Nationales) et de SAPHIR pour le Ministère des affaires étrangères sont attendus pour la fin de l’année 2018.
 
Une méthodologie de projet et collaboratif
La méthodologie Agile utilisée dans la conduite du projet permet d’assurer des livraisons régulières de versions et associer les utilisateurs aux différentes phases de tests lors du développement.
La collaboration constitue une composante essentielle du programme VITAM. A ce titre, plusieurs partenariats permettent d’associer de nouveaux acteurs, tels que le CINES ou le CEA, aux réflexions fonction et technique, recette ou implémentation de la solution logicielle.
 
Diffusion et utilisation de la solution VITAM
L’un des objectifs du programme VITAM est également de pouvoir assurer une diffusion et une réutilisation future de la solution au plus grand nombre d’acteurs qu’ils soient publics (collectivités via les appels à projets Ad-Essor*  /Service interministériel des Archives de France) ou privés (dispositif ESN**). 
 
La version 1 est actuellement accessible directement sur le site internet du programme VITAM ; toutefois, avant toute utilisation en condition opérationnelle dans votre structure, nous vous recommandons de prendre en compte un certain nombre d’étapes : 
Installer une version de démonstration sur une machine afin de comprendre les fonctionnalités et architecture de la solution VITAM ;
Effectuer une étude de cadrage en amont du projet afin de déterminer à la fois les besoins fonctionnels et techniques, les volumétries (reprise de stock et versement des futurs flux) ;
A la suite de cette étude de cadrage, il est nécessaire de définir une organisation de versement et de fonctionnement adaptée à votre structure ;
Une montée en compétence progressive des différents acteurs de votre structure passant par une sensibilisation des acteurs internes en charge du projet sur les thématiques de l’archivage électronique, les technologies et normes utilisés par VITAM.
Enfin certains développements spécifiques à votre structure (connecteurs applicatifs) nécessiteront soit une montée en compétence de vos ressources internes, soit le recours à des prestations d’assistance à maîtrise d’ouvrage.
 
Si vous souhaitez en savoir en plus les publications des travaux en cours, documentation technique et fonctionnel (notamment un guide utilisateur), versions corrigées sont accessibles directement sur le site internet du programme VITAM.
 
Olivier MOLLET
Consultant- Serda Conseil
 
*Les appels à projets AD-Essor soutiennent financièrement les collectivités dans la mise en œuvre de systèmes d’archivage électronique, ils s’inscrivent dans le cadre du programme VITAM.
**Le programme VITAM met en place un dispositif d’accompagnement pour l’installation et la mise en place de la solution à destination des Entreprise de Service Numérique (ESN) afin de répondre aux demandes d’intégration de VITAM des clients publics des ESN.