Trois fois oui !
Pour commencer, pour l'archivage à vocation probatoire ou de préservation à long terme, le flux de versement est à tracer et enregistrer.
Ce double objectif est de relever et traiter les erreurs ainsi que d'archiver les métadonnées du flux d'entrée des données en archivage.
A noter que le modèle OAIS selon les exigences de la norme NF Z 42-013 / ISO14641 flèchent ce point en particulier.
Ensuite parce que vous déployez des GED collaboratives (Alfresco, Mfile, SharePoint, etc.) et que vous devrez éventuellement effectuer une purge.
Cette purge est à prévoir soit à cause de la volumétrie des données, soit à cause de l'application du RGPD. Cette dernière oblige directement de purger des données et documents porteurs de données à caractère personnel d'utilité réglementaire.
Cette action est effectuée parce que vous souhaitez réduire le risque de perte d'intégrité par exemple.
La réponse est la mise en place d'un connecteur bijectif. Il concerne le transfert en archivage et comprend également le flux de retour nommé "acquittement". Cet acquittement est alors enregistré dans la GED collaborative.
Ce signalement indique clairement que l'accès aux données et documents est soumis à un protocole spécifique pour accéder aux données et documents archivés.
Ces règles particulières limitent en général les droits d'accès et nécessitent des validations des archivistes ou des délégations formalisées pour les accès.
Quoi qu'il en soit, l'acquittement est un sujet à traiter dans le cadre des flux entre les GED et les systèmes d'archivage électronique !
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