Modernisation de l’archivage de 3 municipalités du Bénin : Cotonou, Parakou et Porto Novo    

 

 La mission, se déroulant sur un an, a permis d'offrir Ã  ces 3 mairies, un système d’archivage sur support papier et électronique, intégrant plusieurs natures de documents (documents administratifs, photos, plans, affiches, bases de données, documents sonores, fichiers informatiques)    

 

Le dispositif mis en place doit être pérenne et prévoir le traitement des dossiers archivés passés et à venir.     Comment  y parvenir ? :    

 

•  en mettant préalablement en place des outils archivistiques (calendrier de conservation, modes opératoires,...)    
• en professionnalisant les équipes en place par la formation et le transfert de compétences  
• en implantant et paramétrant un logiciel de gestion d’archives fiable : Avenio    

 A terme, les services d’archives municipales auront une plus grande valeur ajoutée. Ils  permettront aux services internes des mairies et aux citoyens d’accéder plus facilement aux sources documentaires (par exemple en donnant des renseignements sur des pièces d’état civil anciennes, en garantissant la traçabilité des dossiers fonciers).    

 

Les fonds ainsi traités demeureront vivants et pourront être mis en valeur dans le cadre d’activités culturelles (animations scolaires, expositions temporaires etc.).     Le dispositif, qui pourra être répliqué aussi par d’autres municipalités du Bénin, permettra de valoriser et d’exploiter au mieux le patrimoine béninois.