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Alfresco Community et le Records Management en version 2.3.c : premiers constats

1 - Le module RM, pourquoi faire ?

Le Module RM ne fait pas partie intégrante d'Alfresco par défaut. Le RM est fournie sous forme d'une application complémentaire qu'il faudra déployer soit même. A noter que le déploiement du RM permet la création d'un site unique de « Gestion des archives » qui gère l'ensemble des sites de la plateforme alfresco share, ce qui est logique d’un point de vue records management et ISO 30301.

Le module RM intègre des fonctionnalités qui permettent de faciliter la gestion de transformation des documents courants en document d'archive. Le module RM propose à chaque utilisateur d’effectuer un versement de ses documents à partir de son espace de travail. Une fois le document déposé dans le module RM, le document archivé reste accessible dans l'espace de travail des utilisateurs.
La gestion des règles appliquées à des dossiers permet d’automatiser les versements dans le module RM ou bien de créer des espaces de versements automatisés. Des règles complémentaires permettent de créer dynamiquement des dossiers de plan de classement pour versement.

 

2 - Quelles sont les fonctions rendues

Le module RM est fourni avec un ensemble de fonctionnalités spécifiques, comme :

  • Un système de recherche propre à l'archivage
  • Une fonctionnalité de rejet d'une archive, qui permet à l'archiviste de refuser le versement
  • Un système de communication entre l'archiviste et le responsable du versement
  • Une mise à disposition d'un coffre-fort Numérique
  • Une gestion de profil d'utilisateur du RM
  • Une création et une gestion de métadonnées propre aux archives
  • Un affichage de la traçabilité d'une archive
  • Un affichage de la traçabilité de l'ensemble de l'activité du RM

 

3 - Mon retour sur ce nouveau module

En 2009 Alfresco pose les bases d'un module de « Records Management » avec la certification pour le standard DOD 5015.2. Cette première version est disponible avec la version Afresco community en version 3.2r (le petit « r » pour Records Management). La première version disponible ne sera donc pas exploitée en dehors des US. Au fil des différentes évolutions des versions, le module RM s'est libéré des spécifications du standard Américain pour permettre de prendre en compte les exigences des normes ISO 15489 et ISO 30301. Alfresco a ouvert son module RM pour permettre notamment aux pays européens de pouvoir l'adapter et l'exploiter.

Aujourd'hui le module RM est en grande partie opérationnel, même si certaines fonctionnalités ne sont pas encore disponibles. La version française aurait bien besoin d'une harmonisation de la terminologie qui dans l'état ne facilite pas la découverte de ce module. Il est possible de déployer un jeu de test pour découvrir l'outil. Malheureusement celui-ci s'appuie sur le standard du DOD 5015-2 !

Prochain article : le module de Records Management d'Alfresco : comment le mettre en oeuvre