Chargement ...

Le groupe Serda / Conseil / Dématérialisation Workplace / Ged Collaborative et partage de documents : enjeu n° 1 pour toutes les organisations

Ged Collaborative et partage de documents : enjeu n° 1 pour toutes les organisations

Selon le Rapport 2018 sur la Gouvernance de l’information publié par le groupe Serda-Archimag, l’enjeu de l’Accès et du partage de l’information et des connaissances est en tête de liste, pour 91% des répondants, très loin devant la pérennité à long terme, les règles et processus documentaires, ou encore les risques (aux alentours de 50%).
Ce plébiscite gagne encore 6 points par rapport à l’année précédente, et devient véritablement un besoin unanime, aussi bien pour les directions, les managers que les utilisateurs.

Objectif n° 1 : gagner en efficacité
La principale attente des entreprises, collectivités et administrations en matière de gestion d’information est ciblée sur le gain en efficacité : gagner du temps, optimiser les processus, disposer d’une communication fluide, travailler en mode collaboratif. 
Mais c’est aussi une activité qui pose problème : quelles règles de partage et de collaboration sur les fichiers notamment bureautiques ? Comment être certains de la “dernière” version d’un document ? Qui accède ? Qui a les droits pour modifier ? Et surtout, quel accompagnement au changement de méthodes de travail...

70% des organisations sont en cours de projet ou l’ont déjà finalisé
Les projets liés aux fonctions collaboratives d’élaboration et de partage de documents sont déjà réalisés pour 31% des organisations, engagées pour 31%, prévues pour 17%. Seuls 20% des répondants déclarent que c’est un vrai sujet mais que rien n’est prévu pour le moment.
C’est donc un mouvement de fond qui s’amorce en termes de lancement de projets.

Taux d’équipement de solutions dédiées
Concernant la Ged collaborative, 35% des organisations disposent d’ores et déjà d’un outil. Parmi les plus fréquemment cités : Sharepoint portal en mode Cloud ou On prem, Nuxeo, Alfresco, GSuite. 30% ont prévu de s’équiper rapidement. 35% ne prévoient pas de s’équiper.

Le complément : digital workplace et réseau social d’entreprise
Les fonctions collaboratives sont souvent une première étape : espaces physiques organisés pour permettre plus d’échange et de travail collaboratif, nécessité d’avancer vers le zéro papier car qui dit collaboratif dit fichiers et documents numériques partagés avec mise en commun des contenus comme des co-rédactions, et mise en place de réseaux sociaux d’entreprise, permettant de diffuser de l’information, de contribution spontanée des collaborateurs sur ce qui se passe dans l’entreprise, mais aussi accès aux connaissances dans l’entreprise.

Caroline Buscal
Manager Serda Conseil