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Le groupe Serda / Conseil / Démat / Charte Marianne : le coeur pour la communauté de communes est le dispositif de GEC (gestion électronique de courrier)

Charte Marianne : le coeur pour la communauté de communes est le dispositif de GEC (gestion électronique de courrier)

La gestion du courrier, des parapheurs et des visas et sugnature est un véritable casse-tête dans les collectivités qu'elles soient conseils généraux, communes ou syndicats ! Alors pour une Communauté de Communes, c'est d'autant plus complexe et lourds de conséquence en cas de dysfonctionnement : décisions implicites non souhaitées, manque de coordination, mono-site et multi-site, optimisation des processus dans les directions et services, productivité des agents (il faut bien en parler !) et surtout amélioration de l'ergonomie au poste de travail.

Triple enjeu : administratif + technique + budget contraint

Chaque collectivité ressemble à l'autre mais toutes sont différentes les unes des autres : les activités sont identiques (avec le sujet d'actualité PES V2) mais il existe des différences d'organisation du courrier, de sites, de flux, de plateforme technique, support fonctionnel et technique, de solutions métiers comme Grand Angle, Solis, Iodas, Sedis, Coriolis, SAP, i-RH, Cegid, etc.

Les choix et la mise en oeuvre de la GEC (gestion électronique de courrier) doit être cohérente avec le parapheur, la GED et l'archivage électronique et physique. C'est dire son importance.

L'analyse des flux et des attendus de la CC a été exécuté sous la forme d'ateliers collaboratifs et en mode agile. Les choix ont été arrêtés en matière d'organisation et de matériel/logiciel. Compte tenu du choix stratégique orienté open-source, le débat a été mené autour des solutions Alfresco, Maarch, GFC et Nuxeo. 

Dans ce cas, c'est la solution Maarch qui a été retenue pour des raisons de souplesse d'adaptation et de budget. Nous avons mis en oeuvre cette solution GEC de bout en bout en intégrant des compétences Maarch spéfiques. Les spécification fonctionnelles constituent un jalon critique car il est nécessaire que les participants, représentants des services, se projettent concretement dans ce qui sera vite leur espace de travail électronique. Notre méthodologie semi agile permet d'obtenir des résultats fiables et surtout rapides ! A cette phase succéde le processus plus standard du développement, installation sur plateforme de test, recette, vérification d'aptitude, bascule sur plateforme de formation et de production. 

La suite est l'objet de toute notre attention

car il s'agit de piloter le changement. Pour ce faire, les méthodologies formation Serda déclinées en des mix de tutoriels, présentiel, appui au poste de travail permettent une mise en oeuvre rapide et satisfaisante.

La service courrier ne doit surtout pas être sous-estimé : un appui spécifique a été exécuté (réception, préparation, tri, numérisation, classement, contrôle, pré-qualification, enrregistrement, envoi en corbeille de travail sans compter le processus du courrier sortant !). Il est nécessaire et est utile comme indispensable !

Référentiels clef : ISO 30301, ISO 15489, ISO 19005, SEDA, Charte Marianne, PESV2, Code du patrimoine, Agenda 21

Technologies : Maarch GEC et GED, connecteur avec applications métiers et parapheur (Addulact)