L'agence pour l'informatique financière de l' Etat (AIFE) sensibilise aujourd'hui massivement les entreprises fournisseurs des administrations publiques sur la mise en place de la facturation électronique.
Le portail Chorus qui a été développé permet d'effectuer les dépôts de factures électroniquement selon 3 modes : la saisie manuelle, la transmission de fichiers PDF et par EDI (échanges de données). Le mode à privilégier va dépendre selon le volume du flux annuel de factures concernées.
Conséquence : gains de temps dans la transmission, gains de qualité pour le traitement, gains de transparence pour les tâches exécutées dans un objectif de paiement (validations, mandatement, et suivi du délai de paiement, ...).
Ce dispositif est appelé à soulager les chaines de traitement papier et de numérisation (dépollution, OCR, LAD/RAD; vidéocodage).
En revanche, cela aura un impact important sur les "usines de traitement de facture" qui sont déjà en place. Les processus sont à faire évoluer, les équipes à former et les coûts des services offerts par les prestataires (externalisation) sont à adapter.
Pour rappel, l'instance de normalisation européenne (CEN) avait déjà lancé en septembre 2013 le projet 434 qui a pour objectif de normaliser la facture dans le périmètre européen ! Vaste sujet mais atteignable compte tenu qu'il est inscrit dans le secteur "ebusiness" qui, comme chacun sait, est normalisé plus vite que d'autres secteurs !
La facturation électronique comprends également le traitement des justificatifs qui reposent sur l'activité de chaque service, chaque direction. Il est parfaitement logique que la facture soit la "locomotive" qui accélère la dématérialisation des flux dans les organisations. Par conséquent, la facturation électronique entraîne la mise en place d'une gouvernance de l'information, des processus de records management et d'un système d'archivage électronique !
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