La dématérialisation s’impose aujourd’hui dans toutes les organisations. Beaucoup de documents sont dès lors numérisés, encore faut-il savoir sous quel format les conserver.
Le Référentiel Général d’Interopérabilité version 2 (RGI) recommande 5 formats utilisables pour les objets images :
TIFF : Tag Image File Format GeoTIFF : Geographical Tag Image File Format PNG : Portable Network Graphics JPEG : Joint Photographic Experts Group PDF : Portable Document Format
Après la modification du Code civil, le décret du 5 décembre 2016, la publication de la norme NF Z 42-026 en mai 2017, nous aurons bientôt la NF 544, certificat qui sera délivré par l'Afnor.
La norme NF Z42-026, pour rappel, couvre la définition et les spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et le contrôle de ces prestations.
La dématérialisation et la gestion électronique des dossiers médicaux ainsi que l’informatisation des parcours de soins des patients sont au coeur du dispositif Programme Hôpital Numérique et de la mise en oeuvre des programmes de mutualisation de moyens à travers la réforme des groupements hospitaliers de Territoire” ou dits GHT. A la clé, l’accès partagé et la gestion collaborative des dossiers par les équipes de soins, et un archivage de plus en plus électronique des documents médicaux pour être en conformité réglementaire.
L’article 1379 du Code civil expose qu’un document numérisé en mode « copie fiable » a la même force probante que l'original. Le décret N° 2016-1673 du 5 décembre relatif à la fiabilité des copies explicite les exigences et modalités d’exécution pour l’article du Code civil puisse être appliqué.
Serda /Archimag édite son 7ème rapport sur la Gouvernance de l’information numérique issu de l’enquête menée auprès de plus de 400 organisations tant publiques que privées. Les résultats obtenus confirment la progression des politiques de gouvernance de l’information dans les organisations en France, tant tous les secteurs d’activité, car le seuil des 75% est dépassé.
Le service de gestion du courrier est aujourd'hui indispensable au fonctionnement des organisations privées comme publiques. La montée en puissance du numérique oblige à une réorganisation totale de ce service.
La modernisation des services de gestion électronique du courrier (GEC) facilite les liens à la fois entre une organisation et ses correspondants (par exemple entre une collectivité locale et les citoyens) et entre les directions et les services (surtout lorsqu’elle est composée de plusieurs sites).
En 2018, la “démat RH” fait partie des 4 premiers engagements des organisations.
Premiers résultats Rapport 2018 sur la Gouvernance de l’information : la dématérialisation des services RH et des dossiers du personnel arrive en 3ème position dans les champs couverts aujourd’hui par la gouvernance, à hauteur de 49%, soit une entreprise sur deux. C’est encore derrière la dématérialisation des dossiers et documents coeur de métier (63%).
Caroline Buscal, Responsable Serda Conseil, animera un atelier dédié au Paperless et aux nouveaux espaces de travail à l'occasion du salon Documation 2017. Ce sera l'occasion de partager avec vous son expérience sur le sujet, ainsi que les méthodologies indispensables dans le cadre d'un projet Paperless / zéro papier. Elle s'appuiera notamment sur des retours d'expériences de projets réussis.
