Se repérer parmi tous les référentiels concernant l’archivage et le records management peut s’avérer un véritable casse-tête. Normes, standards ou certifications, français ou internationaux, les référentiels ne sont pas toujours bien compris par tous. L’occasion de faire le point sur les plus importants en matière de gestion du cycle de vie des documents.
Lorsqu’il est question de gestion du cycle de vie de documents - archivage et records management - des enjeux importants entrent en scène : description, stockage, conditionnement et conservation des documents, archivage à vocation probante, fonctionnement d’un système d’archivage électronique (SAE)… La normalisation est primordiale. Du côté de la mise en œuvre, le respect des normes est bénéfique à de nombreux points de vue : simplicité pour retrouver des documents grâce à la normalisation des descriptions documentaires, mise en confiance des utilisateurs ou clients par les archiveurs et services d’archives, ou encore garantie de l’intégrité des documents archivés. Du côté de la rédaction, différents organismes se chargent de la normalisation de l’archivage.
En France, c’est l’Association française de normalisation (Afnor) qui travaille à la mise en place de normes concernant l’archivage. Au niveau international, on retrouve l’Organisation internationale de normalisation (Iso), et le Conseil international des archives (CIA)(1).
1 - Archivage électronique
NF Z 42-013. Année : 1999, révisée en 2009
La norme NF Z 42-013 est une norme française (Afnor) qui précise de nombreuses mesures techniques et organisationnelles autour du fonctionnement d’un système d’archivage électronique (SAE). Cette norme déclarative met l’accent sur la traçabilité de tous les processus autour du SAE (enregistrement, stockage, restitution de documents électroniques au sein du SAE…). L’objectif est de garantir l’intégrité des documents, autrement dit un archivage électronique qui peut être à vocation probante.
Iso14641-1. Année : 2012
La norme Afnor NF Z 42-013 est devenue en 2012 la base de la norme internationale connue sous le nom Iso 14641-1. Bien que légèrement adaptée par rapport au texte original, la norme Iso détaille également de nombreuses spécifications pour la conception et l’exploitation d’un SAE. Comme la norme NF Z 42-013, la norme déclarative Iso 14641-1 détaille tout le cheminement du document, soit son entrée, son stockage dans le SAE (format, durée…) et sa sortie pour consultation par exemple.
NF 461 – Système d’archivage électronique. Année : 2013
Si les normes NF Z 42-013 et Iso 14641-1 sont des normes déclaratives, la norme NF 461 certifie que les organismes respectent la norme NF Z 42-013 et son équivalent Iso concernant le fonctionnement d’un SAE. La certification NF 461 – Système d’archivage électronique est délivrée par Afnor Certification (2) et prouve la conformité d’un SAE.
OAIS (Iso 14721). Année : 2002, révisée en 2012
La norme OAIS (système ouvert d’archivage de l’information), enregistrée depuis 2003 puis révisée en 2012 sous le nom de norme Iso 14721 décrit la mise en place d’un SAE pour que ce dernier soit pérenne peu importe les évolutions numériques. Cette norme déclarative explique et décrit la structure de l’archivage et du fonctionnement d’un SAE en se basant sur le respect du référentiel général d’interopérabilité (RGI) (3). Elle propose un schéma conceptuel du SAE.
Iso 19005-1. Année : 2005, révisée en 2011 et 2012
La norme Iso 19005-1 est une norme internationale qui définit le format PDF/A-1 (basé sur le format PDF1.4 de Adobe System) comme format de fichier de documents électroniques placés dans un SAE devant être conservés sur du long terme. Ce format est fidèle au document original (image, police et taille d’écriture par exemple), ce qui permet de consulter un document sans que le logiciel sur lequel il a été créé ne soit installé sur le terminal utilisé. Cette norme a été révisée en 2011 (Iso 19005-2 PDF/A-2) et en 2012 (Iso 19005-3 PDF/A-3). Citons également la norme Iso 32000-1, année 2008 qui définit le format PDF 1.7.
2 - Records Management
Iso 30300, Iso 30301 et Iso 30302. Année : 2011 à 2014 (révision en cours)
La série de normes Iso 30300 définit les principes des systèmes de gestion des documents d’activité (SGDA). Elle décrit également la mise en œuvre et le fonctionnement des SGDA.
Les normes Iso 30300 et Iso 30301 datent de l’année 2011. En 2014, le sous-comité de normalisation TC46/SC11 consacrée à la gestion des documents d’activité a publié la dernière (pour le moment) de la série des normes déclaratives du records management (RM) : la norme Iso 30302.
Cas par cas, la norme Iso 30300 « définit les termes et définitions qui s’appliquent aux normes relatives aux SGDA », précise le site de l’Iso (4).
La norme Iso 30301 définit les objectifs d’un SGDA (principes, rôles de la direction…). Enfin, la norme Iso 30302 liste des documentations à élaborer pour le bon fonctionnement d’un SGDA.
Iso 15489-1. Année 2001, révisée en 2016. Iso 15489-2. Année : 2001
L’Iso 15489 reste la norme phare du records management. Elle vient d’être révisée et publiée. Ces normes internationales constituent des guides pour l’organisation et la gestion des documents d’archive. Elles visent à ce que les documents « soient créés, archivés et organisés d’une manière pertinente ».
Également à retenir : Iso 23081-1 et Iso 23081-2 (métadonnées), Iso TR 26122 (analyse des processus), Iso 16175-1, Iso 16175-2 et Iso 16175-3 (enregistrements électroniques), Iso 18128 Evaluation des risques pour les processus et systèmes de gestion des documents d’activité.
3 - Archivage papier
Isad(G). Année : 1994, mise à jour en 2000 (CIA)
Le référentiel Isad(G) est un standard général et international de description archivistique. Elle a pour objectif d’uniformiser la description archivistique afin de faciliter l’échange d’informations sur les contenus et les fonds d’archives (création, évaluation, collection, conservation, classement…). Cette norme déclarative est utilisée par les établissements qui conservent des archives historiques.
Isaar(CPF). Année : 1995, mise à jour en 2004 (CIA)
La norme Isaar(CPF) est un standard international sur les notices d’autorité archivistiques concernant les collectivités, les familles et les personnes. Il s’agit également d’un référentiel de description archivistique. Là encore, cette norme déclarative est utilisée par les établissements qui conservent des archives historiques.
ISDF. Année : 2008 (CIA)
La norme ISDF (international standard for describing functions) est une norme internationale encadrant la description des fonctions. Publiée par le Conseil international des archives, elle vise à normaliser la description des fonctions exercées par les organismes qui sont à l’origine (production), mais également à la gestion des archives. La norme ISDF est une norme déclarative qui permet donc d’expliquer la provenance des archives historiques.
4 - Conditionnement des documents d’archives papier
Iso 16245. Année : 2009
La norme internationale Iso 16245 « fixe les prescriptions concernant les boîtes et les chemises en matériaux cellulosiques (papier et carton) destinées à être utilisées pour la conservation à long terme de documents d’archives sur support papier ou parchemin ». Deux types de boîtes sont conformes : la boîte Iso 16245-A et la boîte Iso 16245-B (5).
NF Z 40-014. Année : 2011
La norme NF Z40-014 de mai 2011 « décrit les caractéristiques des papiers et cartons utilisés pour une conservation à long terme des papiers et des parchemins ».
NF Z 40-012. Année : 2011
La norme NF Z 40-012 met en avant des prescriptions concernant « les matériaux plastiques utilisés pour le conditionnement à long terme des documents papier et parchemin mais aussi leur transport, leur mise en valeur et leur communication ».
5 - Externalisation des archives
NF Z 40-350. Année : 2001, mise à jour en 2009
La norme NF Z 40-350 est une norme qui porte sur les prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents d’archives. Traçabilité des flux, maîtrise des conditions d’archivage, compétence des équipes : ces points sont tous encadrés dans la norme NF Z 40-350. Sur demande des entreprises, l’Afnor peut délivrer la certification NF 342 qui prouve le respect de la norme NF Z 40-350. Ainsi, on observe différents degrés de respect de cette norme : pas de respect de la norme, conformité à la norme et certification Afnor (6).
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(3) references.modernisation.gouv.fr/interoperabilite
(6) Voir Archimag 283, avril 2015 : « Choisir un tiers-archiveur physique ou électronique