Les gestion électronique des documents RH est une des tendances 2019. Voici en avant-première les résultats de notre 8ème Enquête sur la Gouvernance des informations numériques 2019, spécial RH.
Chaque projet de dématérialisation est un challenge, c’est aussi valable pour les fonctions RH. C’est pourquoi l’expérience de Serda Conseil sur le sujet nous permet de rappeler les points d’attention essentiels à sa réussite.
On attendait que la certification d’une chaîne de numérisation en mode copie fiable en conformité avec la norme NF Z 42-026 soit possible. L’Afnor a décidé la création de la marque NF 544 dont le référentiel de certification a été diffusé et mis en application le 22 novembre 2018. Désormais la chaîne en mode copie fiable, qui a vocation d’être conforme aux recommandations du décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l'application de l'article 1379 du code civil, peut être certifiée par Afnor certification.
Selon le Rapport 2018 sur la Gouvernance de l’information publié par le groupe Serda-Archimag, l’enjeu de l’Accès et du partage de l’information et des connaissances est en tête de liste, pour 91% des répondants, très loin devant la pérennité à long terme, les règles et processus documentaires, ou encore les risques (aux alentours de 50%).
Il est toujours difficile de faire entendre les enjeux d’un archivage médical papier, informatique ou hybride, structuré et pérenne, au sein des établissements de santé.
Selon le Rapport 2018 sur la Gouvernance de l’information publié par le groupe Serda-Archimag, organiser la pérennité à long terme des documents et informations est le second enjeu pour 53% des organisations, le premier étant l’accès et le partage des informations. Vient renforcer cette seconde place la crainte de ne pas maîtriser les risques de gestion des documents papier ou des fichiers électroniques enregistrés au petit bonheur la chance, mais aussi la volonté de supprimer progressivement le papier.
Afin d’assurer la sécurité de ses informations et de pouvoir les opposer à des tiers, il est indispensable de bien connaître les durées de conservation des documents papiers et électroniques. Les durées légales doivent être respectées mais aussi adaptées à votre organisation, à votre environnement et à vos contraintes spécifiques. Le groupe Serda-Archimag, en collaboration avec les avocats experts du cabinet Lexing-Alain Bensoussan, propose 2 bases de données : l’une Secteur Privé, l’autre Secteur Public.
Biographie
Stéphanie Roussel est archiviste paléographe et conservatrice du patrimoine. Elle a travaillé dans le domaine de la collecte et de la conservation des archives publiques pendant plus de 7 ans. Elle a été chef du Bureau de l’Archivage Numérique, et des normes et des référentiels au SIAF - Service Interministériel des Archives de France. Elle est désormais experte indépendante au sein du cabinet Mintika, spécialisé dans la gouvernance de l’information numérique.
Après la modification du Code civil, le décret du 5 décembre 2016, la publication de la norme NF Z 42-026 en mai 2017, nous aurons bientôt la NF 544, certificat qui sera délivré par l'Afnor.
La norme NF Z42-026, pour rappel, couvre la définition et les spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et le contrôle de ces prestations.
Assurer l’interface entre les travaux français et internationaux de normalisation dans le domaine de l'information et de la documentation et constituer une force de proposition pour l’ISO/TC 46 dont la France assure la Présidence depuis 2001, notamment dans le domaine du code RDA (Resource Description and Access) et du Records Management.
