Les mutuelles sont actuellement au cœur de vastes programmes de dématérialisation : cellule de numérisation, outils de GED, RPA (robotisation des processus), etc.
Ces projets visent notamment à fluidifier la relation avec les adhérents, réduire les temps de traitement des équipes et sécuriser les gigantesques volumes de données qu’elles gèrent au quotidien.
Face à la multiplication de ces projets et à l’accroissement des flux numériques (mails, pièces jointes associées, documents signés électroniquement, courriers scannés formulaires,…). Voici 5 conseils pour appréhender la gestion documentaire et l’archivage des documents et data :
1 - Être attentif à la sensibilité de la donnée et aux acteurs associés au traitement : vérifier les conformités réglementaires et normatives des prestataires partie prenante du projet (agrément Hébergeur de Données de Santé dans le cadre d’une externalisation de l’hébergement), paramétrage des droits d’accès des outils, anonymisation de la donnée le cas échéant… Cela peut paraître évident, mais la réglementation en constante évolution est parfois insuffisamment maîtrisée.
2 - Dissocier la gestion courante des documents dématérialisés (traitement de documents numériques par les gestionnaires) de l’archivage électronique à valeur probatoire (conservation des documents et des data, et traces de preuves). Les outils, l’organisation, les référents et les exigences normatives ne sont pas les mêmes.
3 - Définir des règles de gestion et d’archivage électronique et les intégrer dans son organisation : au même titre que ce qu’on fait pour l’archivage papier, il est indispensable d’appliquer des règles de durées de conservation, d’accès et de classement, et de sort final à ces mêmes documents.
4 - Intégrer l’analyse de risque dans la cadre de la gestion documentaire et de l’archivage : tout n’a pas vocation à être archivé. Il convient au préalable d’identifier l’importance des documents (vitaux, probants, informatifs…) et d’y associer des outils et organisation adaptés à la valeur des documents. Car l’analyse de risque se base à la fois sur le cadre réglementaire lié aux durées de conservation mais également sur l’étude des contentieux actuels et passés.
Cette étude préalable vous permettra ensuite de vous orienter vers le ou les type(s) d’outils le(s) plus adapté(s) à vos besoins (Ged, ECM, Coffre-fort Numérique, Système d’archivage Electronique…). Ce sont vos besoins qui déterminent l’outil et non l’inverse….
5 - Enfin, quel que soit le choix de l’outil ou de service choisi, il est très important d’être attentif a minima au Plan de Reprise d’Activité : en cas de panne machine, problèmes techniques ou humain, prévoir les actions et l’organisation afin d’y remédier*.
*Certains établissements sont par exemple pourvus d’un second site de numérisation courrier en cas d’arrêt du site principal.
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