De la copie simple à la copie fiable, petit rappel pour les novices ou ceux qui se posent encore des questions.
Qui dit dématérialisation - ou 0 papier - dit numérisation, mais les pratiques appliquées en la matière par les collectivités sont-elles bien alignées avec la réglementation du domaine ? Sait-on mettre en oeuvre et appliquer les règles qui permettent de distinguer les copies simples des copies fidèles ?
À l’heure de l’entrée en application de l’article 128 de la loi n°2015-991 du 7 août 2015 portant nouvelle organisation territoriale de la République, et qui va rendre obligatoire le dépôt uniquement numérique des documents et de leurs pièces complémentaires au contrôle de légalité, il semble nécessaire de rappeler les écarts et impacts des différents processus de dématérialisation.
Aujourd’hui, 97% des agents et fonctionnaires du secteur public disent numériser régulièrement des documents (Enquête Alaris & Archimag 2019), mais dans quel cadre ? Quel processus appliquent-ils ?
En réalité, seulement 36% connaissent la notion de copie fiable, ce qui signifie que tous les autres ne savent pas qu’il existe une distinction entre copie “fiable” et copie “simple” (celle que vous faites le plus souvent sur le multicopieur de votre service à l’étage), ce qui en aucun cas ne vous permet d’assurer une quelconque valeur sur le document numérique obtenu.
Rappelons que la notion de copie fiable, selon le décret 2016-1673 du 5 décembre 2016, permet à un document numérisé à partir d’un original papier, d’avoir la même valeur probatoire que celui-ci, à condition que les moyens utilisés pour sa fabrication (métadonnées, horodatage, ….) et sa conservation soient adaptés. Il faut dans ce cas appliquer les normes du domaine : NF Z42-026* et NF Z42-013**. C’est dans ce cas seulement que l’on peut alors supprimer les originaux papier.
Or, seulement 9% des agents et fonctionnaires disent utiliser le processus de copie fiable… C’est non seulement en-dessous du score des autres secteurs d’activité, mais c’est aussi très en retard au regard des réglementations qui régissent le secteur. Il y a donc urgence sur ce sujet … sinon l’on va continuer à garder des kilomètres de papier ou bien l’on va transmettre au contrôle de légalité des documents numérisés mais sans valeur.
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*"Définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations", publiée par l’AFNOR.
**"Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes" publiée par l’AFNOR.