Depuis le 1er janvier 2021, le cadre juridique du tiers archivage pour les archives publiques a changé en France. On est passé de la démarche d’agrément à celle de la certification.
Pour pouvoir offrir un service d'archivage électronique hébergé pour des archives courantes et intermédiaires d’une organisation publique, la solution hébergée doit avoir obtenu la certification NF 461 délivrée par l’Afnor. Cette certification garantit qu’un prestataire est reconnu tiers de confiance en matière de respect de la norme NF Z 42-013.
Le processus de certification NF 461 a permis depuis 2012 à des auditeurs externes de vérifier la conformité d'un système d’archivage électronique. Le certificat délivré porte sur une solution dûment nommée et repose sur un dossier décrivant avec précision la solution et répondant aux règles du référentiel de certification. Il s'agit d'une certification "Produit" et pas d'une certification de "Service".
Attention ce n’est pas la société qui est certifiée en tant que personne morale mais c'est son système d’archivage électronique. Ainsi, pour une société qui propose plusieurs solutions d'archivage en tant que tiers archiveur, une seule peut être certifiée. Il appartient donc au client du tiers archiveur d'être vigilant et de vérifier que la solution proposée est bien celle qui est certifiée NF 461. Pour cela, le nom de la solution certifiée figure sur le certificat librement accessible.
L’élément déclencheur de ce nouveau cadre juridique est étroitement lié à la révision de la norme NF Z42-013. La dernière révision de cette norme remontant à 2009 avec des tentatives non abouties en 2013. Depuis 2020, une nouvelle version de la norme a été rendue disponible. A ce titre, le Service Interministériel des Archives de France renouvelle sa volonté d'utiliser la norme NF Z42-013 dans sa révision comme référentiel pour vérifier la conformité d'un service de tiers archivage, mais change le référentiel pour se reposer dorénavant sur celui de la marque NF 461.
En résumé, afin de pouvoir obtenir l'agrément pour conserver des archives courantes et intermédiaires de la sphère des documents publics, il ne sera plus nécessaire de se référer aux critères d'évaluation du SIAF. Il faudra obtenir la marque NF 461 à usage commercial. Le SIAF parle à ce propos de "simplification" de la procédure d’agrément et de déconcentration.
En quoi consiste le processus de certification ?
La réponse est donnée par l’Afnor et par la certification qui est « un processus par lequel une tierce partie donne une assurance écrite qu’un produit est conforme à des exigences spécifiées dans un document de référence »*. En l’occurrence, la NF 461 est la seule certification qui garantit qu’un système d’archivage électronique est conforme à l’ensemble des exigences de la norme NF Z42-013.
Qu’en est-il des agréments en cours ?
Comme l'indique le SIAF dans son communiqué, "Les agréments en vigueur se poursuivent jusqu’à leur expiration, avec un renouvellement selon la nouvelle procédure après le premier janvier 2021".
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