La Direction de la Production Ingénierie d’EDF produit dans le cadre de ses activités des archives publiques, et doit à ce titre en assurer la bonne conservation et la diffusion selon les lois et règlements en vigueur, en respectant notamment les lois et directives en vigueur comme la loi n°2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives et portant modification du Code du Patrimoine (Livre II).
Cette direction est en charge de la réorganisation de l'ensemble des process et modes opératoires de la gestion et de la conservation des archives intermédiaires techniques et administratives de l'ensemble du groupe qui sont encore le plus souvent stockées et dispersées sur plus d'une soixantaine de sites. Un nouveau bâtiment a été construit et mis en service, il permet d'optimiser les modes de conservation en centralisant le stockage et en appliquant des modes de versement et de gestion cohérents. A terme, cette réorganisation doit addurer une régularité et une qualité permanente du service rendu par les équipes de gestion aux services utilisateurs des unités opérationnelles de la société industrielle concernée.
Serda est intervenu pour déterminer les processus d'archivage depuis le versement, le tri, la conservation, la consultation, ... jusqu'à la destruction, rédiger les éléments constituttifs des cahiers des charges nécessaires à la mise en route du site et des prestations nécessaires à l'exploitation du nouveau bâtiment d'archives ; l'intervention requise construite autour de l'animation de groupes de travail et du groupe en charge du projet, a permis de construire les processus stratégiques et opérationnels à mettre en place et les tester en version pilote avant leur déploiement sur l'ensemble des stocks d'archives intermédiaires en cours de rapatriement. Les normes du domaine comme les normes Z 40-350 sur l'archivage externalisé et NF11799 sur les caractéristiques des magasins de stockage ont servi notamment de cadre technique.
S'appuyant sur des benchmarks et des bonnes pratiques appliquées dans d'autres situations de forte centralisation de volumétrie d'archives tous secteurs d'activité confondus (laboratoire pharmaceutique, banque, CHU, industrie pétrolière, collectivité territoriale,....), la société industrielle a ainsi pu vérifier l'efficacité des modes opératoires proposés, et s'est appuyé sur des retours d'expérience complets (visites de sites, rencontres avec les équipes en charge de l'exploitation, profils métier requis, appui sur les politiques qualité mises en place, ...).