Dans le cadre d’un projet de réorganisation immobilière importante un Centre Hospitalier souhaite préparer un regroupement physique de ses archives administratives, actuellement réparties dans 32 locaux d’archives, dans 13 bâtiments. La mission de Serda consiste à faire un état des lieux de la situation actuelle, proposer des scenarii de solutions et rédiger les procédures et le plan d’action de la solution choisie.
Diagnostiquer le fonctionnement archives
Le premier travail de diagnostic nécessite une collecte complète des données qualitatives et quantitatives de l’archivage administratif.
- Analyse précise des processus archives de chaque service : gestion générale des archives, création de dossier, classement / reclassement, mouvements et délais, gestion des stocks, recherche, destruction, etc.
- Collecte des données quantitatives d’archives et des conditions de conservation : capacité actuelle, volume conservé, espace disponible, état de conservation, type de conditionnement, sécurité, etc.
Au regard de ces éléments, Serda présente à la maîtrise d’ouvrage une vision claire et précise de l’archivage administratif (Projections volumétriques à 5 et 10 ans, description des processus actuels, analyse des équipements et principes de stockage, comparatifs avec les pratiques d’autres établissements de taille équivalente, etc.) au sein du Centre hospitalier mais également des pistes d’orientations qui préfigureront les scenarii qui seront développés en phase suivante
Proposer des scenarii de solutions
Sur la base des pistes de scenarii présentées en fin de diagnostic, Serda élabore ensuite 3 scenarii d’organisation de la gestion des archives administratives :
- Description du scenario,
- Présentation des impacts organisationnels, matériels et humains
- Synthèse des points forts, points faibles, risques et opportunités
- Impact financier
- Plan d’action général
Suite au rapport remis au client, le client se positionne sur le scenario qu’il souhaite mettre en œuvre.
Préparer la mise en œuvre
Pour anticiper la mise en œuvre et permettre au client de mieux se préparer au changement, Serda construit les procédures et le plan d’action détaillé du scenario choisi. Ainsi, le client dispose des éléments nécessaires pour mobiliser les ressources et planifier les différentes actions en cohérence avec le planning du projet immobilier (déménagement de bâtiment, construction et démolition, etc.).