L’archivage des dossiers des urgences est un sujet récurrent pour les centres hospitaliers. Ils sont encore trop souvent créés systématiquement par le service des Urgences à chaque passage, que le patient ait ou non déjà un dossier médical à son nom lié à une hospitalisation précédente, et qu’il soit ou non hospitalisé suite à son arrivée par les Urgences (SAMU, Pompiers, ou arrivée directe). Cela inclut autant les dossiers du service que les enregistrements d’appel.
Créés à part, exponentiels en termes de nombre mais peu volumineux en taille car contenant très peu de documents mais plutôt des annotations médicales et des résultats d’examens, ils sont constitués le plus souvent sans lien avec le Dossier Patient informatique (ou « DPI ») et encore souvent en papier.
En termes de conservation, ils sont référencés par jour de passage, année calendaire, et numéro d’enregistrement donné par les urgences. Ils ne sont pas toujours versés aux services d’archives médicales du Centre hospitalier ou seulement après plusieurs années, et de toute façon ils ne sont que rarement rapprochés du DPI ou d’autres dossiers médicaux existants.
Et pourtant, la même obligation de conservation s’applique à savoir 20 ans date de dernier passage, en l’occurrence date de passage du patient aux Urgences, conformément à l'article R1112-7 du Code de la santé publique. C’est pourquoi ce type de dossier médical est mis en évidence au sein de l'onglet "Médical patient" ; nous y retrouvons les durées de conservation du « dossier de passage aux urgences » ainsi que les indications de sort final (ici "tri") ou encore la valeur primaire et secondaire du document (ici "administrative" / "probante"). Un lien vous redirige systématiquement vers le texte de loi, et vous avez la possibilité d'enregistrer vos recherches en PDF.
N'hésitez pas à vous rendre sur archimag.com pour en savoir plus sur les bases de données des durées de conservation des documents.
Caroline BUSCAL
Responsable Serda Conseil