Le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies est pris pour l'application de l'article 1379 du code civil en matière de reconnaissance de la copie numérique à même valeur probante que l'original signé papier.
C’est un appel à la numérisation des originaux signés et la possibilité ensuite de détruire les originaux papier, et pour ce qui est toujours en électronique la possibilité de signer électroniquement et de ne pas éditer de papier. On n'est dans le 0 papier, dans l'ère du paperless pour tous.
Pour rappel le Code Civil nouveau est arrivé le 1er octobre 2016 pour le droit des contrats, le régime et la preuve des obligations. Il contient un article très important e matière de support de preuve pour toutes les entreprises et organisations quels que soient leurs métiers ou activités : l'article 1379 relatif à la copie numérique fiable remplaçant l'article 1348 al.2 concernant la copie fidèle et durable.
En effet ce nouvel article du Code Civil précise que "la copie fiable a la même force probante que l'original. La fiabilité est laissée à l'appréciation du juge ». Il s'agit précisément du décret français n°2016-1673 du 5 décembre 2016 pris en application de l'article 1379 du Code Civil qui confirme la fiabilité des copies.
En terme de sécurité, l'intégrité de la copie numérique constitue la qualité la plus importante du dispositif réglementaire. Pour garantir l'intégrité de la copie, les utilisateurs doivent disposer d'une empreinte numérique (signature ou cachet électronique, ...) afin d'assurer que toute modification ultérieure de la copie à laquelle elle est attachée, est détectable (article 3). L'intégrité de la copie sera présumée (c'est à dire que naturellement elle est reconnue) lorsqu'est utilisé un horodatage, un cachet ou une signature électronique qualifiée. Autre élément essentiel qui consacre la reconnaissance de la copie numérique, le dispositif de stockage dans lequel reposera l’ensemble des copies numériques, un SAE ou système dit « d’archivage électronique » est largement recommandé, et non pas une GED ou autre ECM dans lequel toute le monde a plus ou moins des droits d’accès et de collaboration.
Donc avec ce décret, on peut dématérialiser du papier en numérique avec le dispositif de sécurité requis applicable à tous les contrats (comme contrat de travail, contrat commercial, bail…), conserver en archivage électronique des documents signés électroniquement et supprimer le papier. Attention comme tout process nouveau, il doit être encadré, procéduré jusqu'à la destruction des papiers, de manière à garantir la chaine de confiance qui sous tend une telle transformation dans une entreprise.
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