Aujourd'hui, nous allons parler du déploiement d’une démarche nommée “zéro papier”, en lien avec Action Publique 2022, qui je vous le rappelle, a comme principal enjeu d’accélérer la transformation et la modernisation de l’administration. Un Conseil Départemental a engagé de nombreux projets de dématérialisation avec un objectif de réduire l’utilisation du papier à moyen terme.
Ce Conseil Départemental ne part pas de zéro puisque de nombreux outils sont déjà en place (GED pour le stockage de documents de référence, espaces collaboratifs, gestion électronique de courrier, logiciel de gestion des aides sociales ...), et le schéma directeur informatique contient également de nombreux axes de changement pour plus de dématérialisation. Bref, il dispose de solides bases pour mener à bien cette démarche.
Pour renforcer la mise en place de cette démarche, mais aussi embarquer et motiver toutes les équipes, Serda Conseil est intervenu pour identifier les impacts pour chaque direction métier (impacts RH, organisationnels, accompagnement au changement, gouvernance) et identifier la feuille de route du déploiement des projets de dématérialisation déjà identifiés, sur une période de 5 ans.
La méthodologie que nous développons se caractérise par :
- un questionnaire pour identifier la maturité des agents et identifier les directions qui pourraient être moteur et celles dont l’effort de transformation sera important et qu’il faudra accompagner ; ce dernier a connu d’ailleurs un fort taux de répondants (plus de 30%), ce qui démontre un premier niveau d’intérêt
- des ateliers avec les référents métier pour consolider et confirmer les tendances qui se sont dégagées dans les réponses du questionnaire (attachement fort au papier, dualité d’utilisation des répertoires partagés et de la GED, besoin de sensibilisation des agents, nécessité de signature électronique)
- une cartographie des projets de dématérialisation par direction ainsi qu’une identification des budgets et impacts organisationnels et RH à prévoir
- un ordre de priorité de ces mêmes projets en fonction de l’effort à fournir par les agents et la valeur de ce projet
- une consolidation sous forme de feuille de route de déploiement de ces projets sur un délai de 5 ans
Cette approche a permis de dégager plusieurs éléments :
1 - La nécessité d’une gouvernance clairement identifiée : mise en place d’un sponsor, identification de pilotes au sein de chaque direction permettant d’avoir une vision claire des projets à mener, un état d’avancement précis et des personnes ressources pour accompagner les agents dans ces changements de pratiques au quotidien ;
2 - L’identification des efforts à fournir pour chaque direction et la nécessité d’avoir des plans de communication, plans de formation personnalisés car certaines directions sont plus en avance que d’autres, sont plus à l’aise avec le concept de dématérialisation, du fait des métiers où l’obligation de dématérialisation est déjà effective (dans le social notamment) et qui pourront sans doute venir en aide aux directions où l’accompagnement au changement, la formation seront plus importants (notamment pour les agents de terrain).
Nous avons la chance de continuer à accompagner ce Conseil Départemental sur la partie accompagnement au changement. En effet, les projets de dématérialisation nécessitent donc un effort continu à l’image d’un marathon. Nous constatons au quotidien que les institutions publiques ne partent pas de zéro, elles sont toutes au milieu de gué avec des feuilles de route en évolution permanente en amont et aussi en aval et ont un besoin réel d’accompagnement à la transformation.
Aline HABERT
Consultante senior
SERDA CONSEIL