1 organisation sur 5 seulement dispose d’une vision globale : de la gouvernance de son information numérique
Après 10 ans d’enquête qui permettent de dégager les tendances fortes et les sujets émergents concernant la gouvernance de l’information numérique, des datas et des documents numériques, le cru 2022 met en évidence la place prise par les modes de travail et fonctions collaboratifs, le parapheur et la signature électronique, la Ged, l’archivage électronique, le digital workplace… tout cela au service d’une meilleure efficacité quotidienne et encadrée par une véritable maîtrise des risques
Gouvernance de l’information, encore en devenir dans les organisations
1 organisation sur 5 seulement dispose d’une vision globale de la gouvernance de son information numérique, avec son pilotage et outillage. Mais la sécurité de l’information, la rationalisation de la gestion et des accès aux informations, documents et données, ou encore le positionnement central des data convainquent chaque année de plus en plus d’entreprises de mettre en place une gouvernance sur ces sujets, et désormais, un peu plus de 3 organisations sur 5 s’y sont engagées. Ces programmes sont pilotés quasi à parts égales entre la Direction et la DSI.
Les attentes des managers et collaborateurs: accès unique, mobilité, sécurité
Les managers et leurs collaborateurs ont des attentes fortes concernant la gouvernance de l’information numérique. 93 % d’entre eux plébiscitent en priorité 1 point d’accès unique aux données et documents de leurs organisations, autant publiques que privées, pour arrêter de “jongler” entre 10 ou 15 applications différentes. 63 % veulent un accès en situation de télétravail ou de mobilité, chiffre qui augmente fortement depuis 2 ans du fait des conséquences de la pandémie. Et en conséquence, 59 % sont conscients que la question des droits d’accès et de la sécurité doivent être renforcés. L’archivage électronique comme clé de sécurité pour les informations à valeur probante, notamment, est mis en place dans 19 % des organisations, mais 52 % prévoient un projet en ce sens.
Les tendances en phase de généralisation : collaboratif et signature électronique
Les modes de travail collaboratifs ont pris une belle ampleur et aujourd’hui, c’est un enjeu prioritaire pour 38 % des organisations (contre 23 % en 2020). En conséquence, la GED collaborative, les portails collaboratifs et les digital workplaces prennent de plus en plus de place dans les projets réalisés ou à venir. La Ged ne s’entend d’ailleurs plus sans gestion des contenus associés, pour 44 % des répondants. Enfin, la signature électronique se généralise dans les organisations de toute taille, et est utilisée aujourd’hui chez plus d’un tiers des répondants (34 %). Le parapheur électronique est lui utilisé dans 20 % des cas, en complément de la signature, et essentiellement dans les collectivités territoriales
Les tendances émergentes : formation des utilisateurs, KM et démat écoresponsable
Conséquence qualitative du collaboratif, le KM (knowledge management) et la gestion des connaissances, très en vogue il y a une dizaine d’années, reviennent en force chez nos répondants : 9 % incluent désormais ce sujet dans leur gouvernance, et surtout, 50 % envisagent de lancer un projet en ce sens dans les 2 ans qui viennent.
La gouvernance est le bras outillé de la transformation digitale, et l’accompagnement au changement s’accompagne de plus en plus de formation des utilisateurs, ce qui était jusqu’ici plutôt un parent pauvre. 32 % des organisations expriment ce besoin.
Enfin dernière tendance tout juste émergente : le numérique écoresponsable. 61 % des répondants se sentent concernés, mais seulement 21 % pensent engager des actions en la matière. 3 % des répondants ont inclus le numérique dans le bilan carbone de leur organisation, ce qui est très faible, et moins de 1% ont intégré la dématérialisation dans ce calcul.
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Bonne lecture !