VITAM (pour Valeurs Immatérielles Transmises aux Archives pour Mémoire) est le programme interministériel visant à la réalisation et la maintenance mutualisées d’une solution logicielle libre de type back-office d'archivage numérique qui a vocation de répondre aux besoin d’archivage réglementaire comme d’archivage historique. Dans l’objectif de faciliter la mise en place d’une telle solution, il manquait un modèle pour organiser et couvrir l’ensemble des fonctions nécessaires. C’est pourquoi, dans la droite lignée du déploiement de VITAM que viennent d’être rendues les conclusions de l’étude lancée et pilotée par le SIAF, VITAM et ses 3 porteurs pour répondre aux questions : quels processus ? quelles compétences prévoir ? quels budgets programmer ? quelles périodicités respecter ?
Les équipe conseils de Serda et Mintika ont co-produit cette documentation destinée à tout manager ou porteur d’un projet d’archivage électronique, qu’il porte sur l’archivage intermédiaire à durée longue ou à vocation probatoire ou sur l’archivage définitif ou à vocation patrimoniale.
Quand mettre en place un dispositif élaboré pour son SAE en matière de préservation des ressources numériques ? Parlons ici de durées de conservation qui impliquent d’anticiper sur les obsolescences des formats et supports. Disons pour faire court que cet effort d’organisation de la préservation va concerner les archives dont les délais de conservation devraient excéder les 5 ans (échéance technologique bien connue des SI et archivistes).
A partir du moment où la politique d’archivage a défini le périmètre, l’étude sur la modélisation de la préservation et les risques associés va permettre de répondre aux questions : que prendre en compte ? Quelles fonctionnalités développer ? Quelles compétences, quelles expertises et quels profils recruter ? A quel moment ? Comment organiser la préservation ? Etc.
On trouvera dans le lien ci-après toute la documentation mise en ligne par les équipes du SIAF : la cartographie des concepts, la bibliographie, la webographie, la synthèse des principales normes et référentiels, et enfin la très riche modélisation des processus de préservation : https://francearchives.fr/fr/article/162808225
Nous avons également décliné cette modélisation pour évaluer des scénarios de budgets, charges ou compétences. Pour cela, nous avons appliqué les règles sur des périodes avec des cycles de 25 ans. Ces périodes incluent entre autres les migrations, les contrôles et audits et les dispositifs de veille et de restauration de données. C’est ce dispositif qu’il convient pour chaque projet d’archivage électronique de définir afin de permettre à la Direction générale de provisionner charges et budgets nécessaires.
Pierre FUZEAU
Directeur Général Serda