Lors de l’Alfresco Day du 30 mars dernier, nous avons assisté à la présentation des nouveautés de la version 5.1 :
Leur principale ligne de conduite pour cette nouvelle version : favoriser l’adoption par les utilisateurs !
Parmi les nouvelles fonctionnalités, on peut citer :
- accès aux sites encore plus simple et gestion de la sécurité plus visuelle
- accès simplifié aux espaces fréquents (paramétrage de la page d’accueil pour accéder plus rapidement aux contenus fréquents)
- exposer et partager des contenus plus facilement (ajout direct d’utilisateurs aux sites, sans invitation, possibilité d’importer des fichiers zip (et décompression automatique)
- utiliser les « smart folders » pour créer des vues métiers et naviguer de manière plus logique : Simplicité d’une vue par dossiers couplée à une logique d’une organisation basée sur les métadonnées.
Chaque utilisateur peut ainsi créer ses propres smart folders en fonction de ses besoins métiers ponctuels pour organiser ses dossiers sans avoir à modifier le plan de classement.
Exemple de plan de classement :
01. Produit A (Réalisé) :
1.1 Articles presse
1.2 Fiches techniques
1.3 Tests qualités
02. Produit B (Planifié) :
2.1 Articles presse
2.2 Fiches techniques
2.3 Tests qualités
Je travaille sur la mise à jour des fiches techniques de produits. Au lieu de parcourir l’arborescence de chaque produit, ces « dossiers intelligents » me permettent de les regrouper facilement :
Vue métier
- Articles de presse
1.1 Produit A
1.2 Produit B
02. Fiches techniques
2.1 Produit A
2.2 Produit B
03. Tests qualités
3.1 Produit A
3.2 Produit B
Du côté du module RM version 2.4 :
Pour rappel, le module Alfresco RM permet de mettre en place simplement une politique de gouvernance de l’information. L’archivage électronique est intégré de manière transparente dans la GED Alfresco.
Les utilisateurs de la GED Alfresco peuvent déclarer quand ils le souhaitent leur document comme une archive. Le document est ensuite validé par un gestionnaire archives qui définira sa durée de conservation. L’utilisateur final pourra toujours consulter son document archivé dans son arborescence habituelle.
Les nouveautés de cette version sont :
- Contenus et archives classifiées : différents niveaux de classification sont mis en place notamment pour les documents sensibles (top secret, confidentiel, privé)
- Sécurité des archives via différents niveaux d’habilitations : assurez la sécurité de vos archives en mettant en place des contrôles d’accès
- Destruction sécurisée des archives : assurez-vous que vos documents sensibles sont définitivement supprimés via plusieurs passes d’effacement configurables
Avec ces nouveautés, vos archives sont sécurisées jusqu’à leur destruction !