Afin d’assurer la sécurité de ses informations et de pouvoir les opposer à des tiers, il est indispensable de bien connaître les durées de conservation des documents papiers et électroniques. Les durées légales doivent être respectées mais aussi adaptées à votre organisation, à votre environnement et à vos contraintes spécifiques. Le groupe Serda-Archimag, en collaboration avec les avocats experts du cabinet Lexing-Alain Bensoussan, propose 2 bases de données : l’une Secteur Privé, l’autre Secteur Public.
La base des durées de conservation dans le secteur public : nouveauté 2018
Toutes les sources juridiques : Circulaires du Siaf, Code civil, Code général de la propriété des personnes publiques, Code général des collectivités territoriales, Code général des impôts, Code de la propriété intellectuelle, Code de la Santé publique, Code du travail, Recommandations de la HAS - Haute autorité de santé, etc.
- Plus de 1300 durées légales de conservation existent dans le secteur public, et concernent les collectivités territoriales, les ministères, les hôpitaux, les grandes agences de l’état, les Epic, etc. 4 grands domaines sont identifiés : fonctions régaliennes, politiques, support comme santé, marchés publics - et annexes, comprenant chacun des niveaux inférieurs pour repérer au plus fin les durées légales à appliquer. Chaque fiche correspond à un document, et reprend les principaux éléments d’un tableau de gestion documentaire : Activité concernée, Valeur, Statut, Support de conservation recommandé, DUA, sort final, Observations établies par nos consultants, et lien cliquable vers le texte règlementaire de référence.
Les durées sont issues du SIAF - Service Interministériel des archives de France - de Légifrance, des Instructions, Circulaires ou décrets régissant le secteur public.
Dans les changements récents, notons la durée de conservation du dossier du personnel de l’agent, passé de 90 à 80 ans. Et surtout les durées de conservation des dossiers de Marchés publics qui après avoir été allongées à 20 ans, sont reéalignées à 10 ans.
- RGPD : identification des données personnelles
Le sujet des données à caractère personnel est sur toutes les lèvres, avec l’entrée en vigueur du RGPD (Règlement Européen sur la Protection des Données) le 25 mai dernier. Afin de faciliter le travail des DPO (Data Protection Officers) et des responsables de traitement, tous les délais de conservation réglementaire RGPD, donc tous les dossiers et documents susceptibles de contenir des données personnelles, sont tagguées dans la base de données du secteur public.
Accès à la totalité de la Base de données secteur public et ses mises à jour annuelles : 199 € ht par an.
Le secteur privé : Une base accessible à tous depuis 2014
Toutes les sources juridiques : Code civil, Code pénal, Code de commerce, Code de la Consommation, Code du travail, Code général des impôts, Code de l’environnement, Code des assurances, Livre des procédures fiscales, Code des marchés publics, Code de la propriété intellectuelle, Code de la sécurité sociale, Code des postes et communications électroniques, Référentiel de l’ANSSI, Règlement général de l’AMF - Autorité des marchés financiers, Règlement du Comité de la réglementation bancaire et financière, etc.
- 500 durées légales
Avec au total plus de 500 durées légales de conservation, cette base dédiée au secteur public est un outil pour les gestionnaires de l’information, et un véritable soutien aux professionnels qui ne peuvent pas tout connaître ou suivre les évolutions législatives. Parmi les changements législatifs récents, notons les durées de conservation du dossier du personnel, la dématérialisation des fiches de paie, les polices d’assurances, les communications électronique, l’allongement des durées sur la gestion des stocks, les dossiers de systèmes informatiques, etc.
Accès à la totalité de la Base de données secteur privé et ses mises à jour annuelles : 199 € ht par an. Dernière mise à jour : février 2018.
Pour aller plus loin découvrez la Base de données des durées de conservation des documents Archimag.