La Digital Workplace se compose de plusieurs digital workspace, c’est-à-dire des espaces de travail dédiés à des usages bien définis. Avant de se lancer dans le choix et la personnalisation de ces espaces de travail il faut s’arrêter quelques instants sur les usages qui vont en être fait.
Pour cela il est nécessaire de bien identifier les besoins fonctionnels des utilisateurs, d’identifier les profils utilisateurs ou “persona” et de croiser ces deux points : quel profil aura besoin de quelle fonctionnalité. Dans une entreprise, une organisation, les profils utilisateurs sont divers et variés. Le chef d’entreprise ne va pas avoir les besoins que la comptable, le gestionnaire RH ou la chargée de communication. Connaître chaque profil utilisateur est essentiel pour bien définir les espaces de travail adéquat.
Je suis chef d’entreprise, j’ai besoin d’avoir accès à des tableaux de bord, des outils de pilotage, accéder rapidement à des informations. Je suis gestionnaire RH, j’ai besoin de communiquer à tous les collaborateurs le règlement intérieur, la liste des formulaires pour demander un congé, se faire rembourser ses notes de frais. Dans le cas d’un chargé de communication, je dois rédiger des articles permettant de tenir informé les collaborateurs de la vie de l’entreprise….
En fonction de chaque profil/persona, il sera nécessaire d’identifier les fonctionnalités à mettre en place dans sa Digital workplace. Celles-ci sont nombreuses, en voici un petit florilège :
- Consultation/recherche d’information permettant de retrouver l’information dont j’ai besoin
- Création de contenus : rédiger des articles, des infographies, tutoriels, articles de blog
- Gestion de la qualité/ référentiels : accéder/ gérer des documents de référence, documents qualité, procédures
- Tableau de bord/suivi/pilotage : pilotage de mon activité, de mon service, de mon équipe
- réunion interactive, à distance : fonction de tableau dynamique, outil de téléconférence, animation de webinaire
- Gestion de projet : permettant le partage de l’information avec des membres de l’équipe projet, une messagerie d’équipe et l’affectation de tâches
- Chaîne de validation transverse : avoir des circuits de validation de documents, de signature électronique de document
Et c’est seulement une fois que les usages auront été définis qu’il sera possible de choisir les bons outils qui répondent aux besoins.
Un point important à ne pas négliger également c’est de définir des bonnes pratiques, des recommandations d’utilisation de chaque digital workspace pour garantir sa bonne utilisation!
Aline HABERT
Consultante AMOA Serda