La signature électronique garantit l’identité du signataire du fait qu’elle ne peut pas être falsifiée ou copiée. Elle exprime le consentement du signataire qui aura été authentifié au préalable. La signature électronique se traduit techniquement par l’application d’un procédé technique de calcul d’empreinte pour permettre d’en garantir l’intégrité.
Le flux du contrôle de légalité, en ce qui concerne le mode de transmission dématérialisé, est aujourd’hui déjà souvent dématérialisé. La signature électronique permet de signer les documents et bordereaux (la signature utilisée doit être de la catégorie « qualifiée », soit une signature de niveau RGS 2 étoiles) et le certificat serveur permet d’authentifier le transfert (certificat RGS 1 étoile).
Le processus final de transmission est réglementé et le périmètre sera à couvrir à 100% au plus tard le 7 août 2020.
Mais cette partie finale du processus, qui est cadrée techniquement, cache une forêt opaque et complexe (on peut également parler de partie immergée de l’iceberg !) : on parle ici des phases de préparation et de présentation en assemblées.
L’ensemble de ces processus qui nécessite des engagements et donc des signatures, en l'occurrence électroniques, couvre les travaux sur dossiers pour la production de pièces et justificatifs, de projets d’actes en N versions, de collaboration pour co-rédiger ces contenus, les actions comme les “pour information”, “pour commentaire”, “pour attribution”, “pour instruction”, “pour visa”, “pour validation”, ou encore “pour signature”, etc.
Chaque action requiert une validation quel que soit son niveau d’engagement. Ces actions suivent un ordre soit défini à l’avance, soit faisant l’objet de “ré-aiguillage” en fonction du sujet ou du besoin. A noter également qu’il est nécessaire de prévoir et tracer les délégations pour ces différentes actions.
C’est pourquoi la fonction parapheur électronique est au coeur du sujet pour une dématérialisation de bout en bout et bien pensée. Elle couvre à la fois les besoins d'un enchaînement d’actions (workflow, BPM, …) et de gestion des procédés d’engagement-consentement (du simple visa à la signature pleine).
Ainsi, la source d’économie en lien direct avec la simplification du processus de préparation des assemblées est bien au coeur du projet de dématérialisation de chaque service public. Dans le cadre des feuilles de routes, il convient de mettre ce sujet dans les priorités du schéma directeur de la dématérialisation.
Pierre FUZEAU
Président SERDA