Au regard du statut et de la mission de l’Assemblée nationale, la problématique de l’archivage électronique est devenue une véritable nécessité. Il s’agit de gérer et de conserver de manière efficiente et pérenne des données à forte valeur juridique, stratégique et/ou patrimoniale. Dans cet optique, l’Assemblée nationale souhaite que Serda réalise une étude de cadrage afin qu’elle dispose d’une vision claire de son besoin d’archivage électronique et puisse définir le scenario de mise en œuvre le mieux adapté.
Une mission en trois temps
Phase 1 : Préparation de l’étude
Comme tout projet d’étude, et notamment d’archivage électronique, Serda débute par la mise en place d’un Plan Qualité Projet qui permet de valider l’organisation de la mission, le périmètre à étudier, les interlocuteurs à rencontrer, etc.
Parallèlement, nous collectons toute la documentation existante sur le sujet au sein de l’Assemblée nationale : procédures, organigrammes, tableaux de gestion, etc.
Phase 2 – Diagnostic / Etat des lieux
En collaboration avec les archivistes de l’Assemblée nationale, les consultants Serda mettent en place la collecte de données autour de trois actions principales :
- Organisation d’ateliers fonctionnels regroupant des représentants des différentes fonctions de l’Assemblée nationale
- Diffusion d’une grille de collecte afin de disposer de données qualitatives et quantitatives précises : typologies documentaires, gisement, formats, cycle de vie, etc.
- Organisation d’ateliers techniques autour d’ une sélection d’applications représentatives (GED, bases de données métiers, application métier..) mais aussi les espaces de serveurs de fichiers, ainsi que la messagerie électronique.
Sur la base de ces informations Serda élabore un rapport de diagnostic permettant à l’Assemblée nationale de disposer d’une vision claire et précise de son positionnement actuel vis-à-vis de ses besoins d’archivage électronique (données éligibles, niveau de service, archivage à vocation probatoire ou non, etc.)
En parallèle de ce diagnostic, Serda rédige un état de l’art général en matière d’archivage électronique qui a pour objectif d’informer la maîtrise d’ouvrage sur ce qui caractérise actuellement l’archivage électronique en France. Pour ce faire, Serda se base notamment sur les différentes études produites par SerdaLab et par Archimag sur le sujet : aspects règlementaires et normatifs (ISO 14641, NF Z 42-013, OAIS, etc.), le marché de l’archivage électronique et ses acteurs, retours d’expériences dans le domaine public (besoins exprimés, gouvernance projet, budget, etc.)…
Phase 3 : Etude des scenarii
Au regard des informations collectées durant l’état de lieux, Serda construit 3 scénarii de solution, organisationnelle, fonctionnelle et technique pour la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique. Un travail collaboratif avec les chefs de projet de l’Assemblée nationale permet de s’assurer de la faisabilité et de la pertinence des différents scenarii produits.
Pour chaque scenario, Serda présente :
- Description du scenario
- Présentation des impacts organisationnels, humains, et techniques),
- Budget du scenario : temps projet, matériel de stockage, logiciel, maintenance, etc.
- Points forts/points faibles / Risques et opportunités
- Un plan d’action génér
Parallèlement, Serda identifie les prérequis indispensables à la mise en place de tout scenario d’archivage électronique. En effet, en amont de l’archivage électronique, certaines exigences de records management (ISO 15489, ISO 30300) sont indispensables pour garantir a réussite du projet et doivent être intégrées dans le plan d’action de chacun des scenarii présentés.
Bénéfices client
Cette étude a permis à l’Assemblée nationale de disposer d’un état des lieux de référence et d’une feuille de route pour mettre en œuvre son système d’archivage électronique.
Référentiels utilisés : ISO 14641, ISO 30300, ISO 15489, NF Z 42-013, Code du Patrimoine, ISO 14721 (OAIS).
Technologies : SAP, File Maker, Nuxeo, Eversuite, Crossway Ville (médical), Activ Circle