« 0 papier », expression à la mode pendant 20 ans, elle faisait sourire tous ceux qui entendant ce concept n’y voyaient qu’une douce utopie pour un monde sans dossiers papier… La digitalisation des métiers et la transformation des espaces de travail l’ont remis au goût du jour.
On parle plutôt de paper less, expression qui se veut moins définitive et qui pourtant amène nos organisations à marche forcée vers le « 0 papier ». En effet pour rendre les postes de travail plus ouverts, plus mobiles, plus dynamiques, le parti pris de l’aménagement est non seulement de supprimer les modes de rangement (armoire ou casier individuels, armoire partagée, étagères de rangement pour un service, bibliothèque ouverte, …. Tout cela est fini), c’est tout juste si on installe quelques rangements densifiés sur un plateau de travail avec une répartition de moins d’1 étagère par poste de travail. De plus on rend le poste mobile, c'est-à-dire que fonction de sa journée et des tâches à réaliser, le salarié va se déplacer dans l’espace : aller vers une bulle d’échanges pour téléphoner, se rendre à un brief en salle de réunion, ou s’installer dans un box « isoloir » pour rédiger, … ou être en télétravail. Le bureau mobile ou « flex office » entre dans les mœurs.
Souvent il est le résultat d’une réhabilitation de bâtiment, d’un déménagement vers un nouveau site,…. Mais s’abstraire des dossiers papier, des piles de documents posés, des ressources documentation à l’étage… n’est pas si aisé ; le changement est à conduire, les habitudes à changer, de « Bonnes Pratiques » à mettre en œuvre … pour que le bureau de travail soit aussi un espace bureautique organisé, enrichi de ressources numérisées, et accessible aux gisements d’information transverse comme un CRM, une GED, un SAE, …. C’est toute une stratégie documentaire qui est à conduire plusieurs mois avant le changement de site, pour faciliter son appropriation et permettre aux équipes concernées, quand ce n’est pas toute l’entreprise, de s’adapter à son nouvel environnement.
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