Collaboratif, accès et partage des informations et de bibliothèques de documents, moins de mails et plus de réunions en ligne, une navigation facilitée dans les gisements d’information, … bref tout ce dont nous rêvons pour travailler au quotidien de manière plus efficace, … le digitalworkplace nous l’offre !
Ce n’est donc plus une notion floue mais avant tout « l’environnement numérique où chaque collaborateur accède quotidiennement, selon sa fonction, aux informations et connaissances, applications et personnes dont il a besoin pour travailler ». Le confinement et sa conséquence en termes de télétravail ont été un accélérateur, mais avant cela il y a avait déjà début 2020 35% d’organisations qui annonçaient étudier - instruire voire lancer des projets sur ce thème ... projets couplés ou pas à une GED ou un ECM, soit 8 points de plus qu’en 2019 (chiffres issus du Rapport 2020 Gouvernance de l’information numérique de Serda/Archimag).
Le « DGWP » est donc attendu comme l’espace de travail dans lequel il est possible pour chacun d’entre nous, de sélectionner, activer, utiliser des applications validées par notre organisation, de manière fédérée et combinée … un peu comme on sélectionne aujourd’hui sur son « Apple store » ou son « google Play » les applications dont on a besoin et que l’on installe… Parmi les attentes, 45% de répondants à une étude menée par Serda pour Jalios, citent en priorité la possibilité de travailler en tout lieu et en toutes circonstances, 37% répondent sur l’optimisation de leurs modes de travail, 29% pensent à une meilleure organisation de la collaboration entre équipes, et 24% parlent de « partage de savoirs et de compétences ».
Ainsi la « DGWP » n’est donc pas seulement un ensemble de technologies, mais centrée sur l’utilisateur elle s’intègre dans une stratégie d’entreprise qui met en jeu l’organisation, le management des équipes et la RH. Autant de complexité nécessite de piloter un tel projet en s’appuyant 1/sur une méthodologie adaptée, 2/portée au plus haut niveau, 3/mise en œuvre avec la direction de systèmes d’information et la DRH, et 4/intégrant systématiquement les directions métier à sa réalisation.
Caroline Buscal
Manager Serda Conseil