Le télétravail n'est «pas une option», affirme Elisabeth Borne, ministre du Travail, et la règle du 100 % télétravail devient impérative et le travail en présentiel l'exception, selon le Premier Ministre Jean Castex.
Cela a pour effet mécanique de provoquer une importante hausse de l’usage du parapheur et de la signature électroniques, car pas question cette fois-ci de ralentir les circuits de validation et de décision. Les deux confinements de 2020 ont vu beaucoup d’organisations bricoler avec des signatures dites « électroniques » qui n’avaient rien de juridiquement acceptables ; en effet pour signer des documents, même des « engagements », on a souvent eu recours au « collage de l’image d’une signature » qui permettait d’exprimer visuellement un accord … mais sans l’ombre d’une quelconque valeur juridique réelle !
Devant l’urgence de la situation et l’incertitude de sa durée, il devient nécessaire de mettre en œuvre l’outillage qui soit conforme : le parapheur et la signature font dorénavant partie du dispositif prioritaire, pour parapher un accord d’entreprise (sur le télétravail par exemple), pour contractualiser, valider un bon de commande ou évaluer annuellement ses collaborateurs, …bref faire face à l’accélération du processus de validation à distance tout en étant en conformité avec les réglementations.
Reste qu’il ne s’agit pas seulement de choisir un outillage pour l’installer, mais aussi d’acculturer les équipes à son usage car pour beaucoup certaines idées préconçues restent fortement ancrées. C’est pourquoi nous rappelons que :
- Tous les types de documents au format électronique peuvent être signés électroniquement (exception des actes en lien avec le droit de la famille uniquement)
- Toute signature électronique dispose d’une valeur probatoire reconnue par l’ensemble des pays de l’Union Européenne (cf le règlement eIDAS)
- Une signature électronique ne peut être contestée comme moyen de preuve devant un tribunal au seul motif de son format, c'est-à-dire pour la seule raison de sa forme électronique
- Signer électroniquement est un processus complet qui intègre identification du signataire, garantie d’intégrité du document, et conservation encadrée
Nous rappelons également (issus des questions qui nous ont été posés lors d’un webinaire sur le sujet le 14 février) :
- Il n’y a pas de risque à avoir à re-signer les documents en cas d’expiration du certificat notamment au bout de 3 ans ; en effet, si les documents ont été signés une fois, cela suffit. Les métadonnées embarquées dans le cadre de la signature et stockées dans le système permettront de vérifier si besoin, la traçabilité de la signature (horodatage notamment). Et le certificat pourra être révoqué sans que le document et la signature embarquée en soient modifiés.
- Il est possible de prévoir dans un système de gestion électronique de documents des mécanismes de type fonction de contrôle de certificat et d'intégrité au dépôt et de garder traces de ces actions. Les documents pourront toujours être présentés sur requête administrative ou judiciaire mais ils auront moins de force que le même document déposé en SAE certifié NF 461.
- La mise en œuvre d’un système d’archivage électronique est nécessaire pour conserver les documents signés qui répondent à des niveaux de vocation probatoire forte. La bonne pratique est de les verser en “SAE” ; ils peuvent l'être en parallèle du dépôt dans la GED, sous forme d’un archivage en Y (une branche vers la GED et une autre vers le SAE pour les documents qui le nécessitent).
- Les signatures électroniques “avancées” ou “qualifiées” sont valables en cas de contentieux.
- Le niveau de signature électronique, “simple”, “avancée” et “qualifiée”, est déterminé au regard du niveau d’engagement du signataire et du document concerné.
Équiper son organisation d’une signature électronique, relève d’un véritable projet à mener autour de 4 volets :
1 - documentaire (quels documents relèvent du besoin de signature ?),
2 - juridique (quels sont les niveaux de signature à mettre en oeuvre, pour qui, pour quelles fonctions, …),
3 - technologique (car c’est un choix d’outillage à intégrer)
4 - humain car les pratiques de signature seront bien différentes de celles relevant d’une signature manuelle.
N'hésitez pas à nous contacter pour vos projets de signature électroniques !
Caroline Buscal
Directrice du département Serda Conseil